業務の時短ワザセミナーについて

2023.12.20 カテゴリ：ブログ

先日１２月４日（月）に、那覇市商工会議所主催の
『業務の時短ワザ(業務効率化・生産性向上)セミナー』
という研修会がありまして、参加してきました。
この研修は、職場内でのお仕事依頼に関する
正しい伝え方・・・でした。
講師は、イコールパートナー株式会社の
西川利明代表取締役でした。
普段から、上司と部下など社員間の仕事の依頼など
について、細部の要素を突き詰めて、
より具体化することで、正しい成果物
が作成（調達）できるというお話は、
やはり有効でした。

同じ職場内で同じ仲間同士で仕事していると、
業務を依頼する場合でも、上司は『〇〇さん、
アレどうなったかな。』の一言で終わらせる場合
があります。
まあ、阿吽の呼吸と言えば、表現上は非常
に連携が取れているように聞こえます。
しかし、その内容についてまで、
双方がどのように理解しているかは、
全く別と考えるべきでしょう。

また、たまたま成果物として作成（調達）
されたものに関して、双方の問題点が
クリアされていれば、それは結果ＯＫ
ということでしょうね。

しかし、イコールパートナー株式会社の
西川利明代表取締役は、
これでは最適な情報交換（収集）が出来ていない
とされます。
物事の性質から『完成書類の性質』
『期限（納期）』『具体的な内容』
『表現の程度』とか、より厳密に
明確化すべきだと言われます。
確かに、今まで通りのお仕事をしていたら・・・、
『ここを修正して・・・』とか
『分類を増やして・・・』とか
追加要求があるわけですが、
部下としては、
『（心の声）修正は、やりにくいなー。』
があったと思います。

本来、西川氏の述べるように、
求める側が依頼される側に、
より正確に、具体的な時期、
規格、内容などを詳細に
突き詰めて説明すべきで、
受けた側としては、
『仕事に関する依頼の正確な情報』
として明確化されるわけです。

そこで、講師は出席者である『聴講者』
間のトレーニングとして、
双方の相手役として役割を分けさせて、
当事者である依頼者・受任者として、
リアルな内容をイメージして、
対話させるというトレーニングがありまして、
このような方法は有効と思いました。

最近の社員の就職については、
短期で転職されることも多いと聞き
及んでいるため、受任者側は、
慣れない仕事のうちは、
それが何を意味するのか分からないので、
説明を受けたり、会話したいして、
より具体的に明確化して、
形づくることになります。
しかし、いったん相互に慣れが発生し、
一定内容で形が分かると、
その後の対応として、
簡略化するのは当然となります。
職場に『慣れ』が発生すると、
それぞれの担当者ごとの対応に
当然ながらばらつきが生じますが、
それがまさに人間が理解の及ぶ
範囲で情報収集していることに
なるわけです。
新規の社員が就職するような場合は、
特に最初が大事ですから・・・。
しかし、学習効率の良い人間は、
今まで詳細に説明した内容が不要と思えば、
２回目から略して説明するに決まってます。
そうすることで、
人間関係も整うような気配が有ります。
毎回毎回、
リアルに電車を管理する車掌さんのように、
右ヨシ、左ヨシ、発車オーライでは、
時間管理上も望ましくないですからね。
蛇足ですが、
車輛管理上のリアルにおける安全運行上では、
この操作は超重要です。
視力の良い目で見て、
指先で再確認して・・！
時間がいくらあっても足りないですよね。
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